Punt Welzijn Goedbezig Weert Blog

Vrijwiligers vinden

Hieronder een overzicht van tips voor organisaties mbt het vinden en binden van vrijwilligers. Vragen hierover? Of behoefte om als organisatie hierover een keer te brainstormen? Laat het ons dan weten en we plannen een afspraak met jullie in. Gesprekken kunnen plaatsvinden op werkdagen-en tijden maar we komen ook graag in de avond bij je vereniging langs.

Gaat de vraag uitsluitend over het opstellen van een advertentie op onze website, bel dan bij voorkeur naar onze vrijwillige consulenten op dinsdag- en donderdagochtend tussen 9.30 en 12 uur.

Onze gegevens: goedbezig@puntwelzijn.nl; 0495-697900.

Dan nu de tips voor het werven van vrijwilligers

Tip 1: Laat iedereen weten dat je nieuwe vrijwilligers zoekt
Zorg dat iedereen binnen de organisatie er zich van bewust is dat er vrijwilligers nodig zijn, en maak ze er mede verantwoordelijk voor. Wees duidelijk waarom er nieuwe vrijwilligers nodig zijn, dat maakt het ook makkelijker voor andere mensen binnen de organisatie om mee te denken.

Tip 2: Werf selectief en maak een wervingsplan
Ga je vrijwilligers werven dan kan het handig zijn om eerst een kort wervingsplan op te stellen. Deze kan leiden tot concrete vrijwilligersvacatures waarvoor je gaat werven of leiden tot een meer globale werving, waarbij met mensen het gesprek wordt aangegaan over de mogelijkheden over en weer om iets voor elkaar te betekenen.

Met behulp van onderstaande checklist van vragen kan een wervingsplan worden gemaakt:

Algemeen

  • Welk beeld heeft de buitenwereld van ons?
  • Welke ervaringen hebben mensen uit onze omgeving met ons?
  • Welke doelgroepen bereiken we vaak niet? (jongeren, gezinnen, migranten, mensen met uitkering/in bijstand, gehandicapten...)
  • Welke wensen hebben zij?
  • Kunnen wij als organisatie aan die wensen tegemoet komen?

Waarvoor vrijwilligers werven?
Hierbij komen vragen aan de orde als:

  • Hoeveel mensen zijn er nodig?
  • Welk werk gaan ze doen?
  • Welke vaardigheden heeft de vrijwilliger nodig?
  • Hoeveel tijd en inzet wordt er gevraagd?

Doelgroep:

  • Welk type vrijwilligers zoeken we?
  • Waar zijn deze vrijwilligers te vinden?
  • Wat zijn hun kwaliteiten?
  • Wat spreekt deze mensen aan?

Aanbod:

  • Wat hebben we de vrijwilliger te bieden? (denk hierbij behalve aan ondersteuning, een enthousiaste vrijwilligersgroep, bepaalde uitdaging/mogelijkheden ook aan praktische zaken zoals werkruimte, toegang tot computer, printer, kopieerapparaat, koffie en thee faciliteiten, toegang tot gereedschap ed)
  • Wat zijn de uitdagingen?
  • Hoe is de begeleiding georganiseerd?
  • Welke eigen speelruimte hebben vrijwilligers?

Middelen:
Waar zitten de vrijwilligers? Hoe willen we ze bereiken?

  • Publiciteit of persoonlijke benadering?
  • Via welke kanalen kunnen we mensen bereiken? Denk vooral ook buiten het eigen circuit en aan overige media (Midden Limburg actueel, weertdegekste.nl). Bij Simone de Back van Goedbezig Weert kun je een perslijst opvragen van lokale en regionale pers-emailadressen. Simone helpt je ook graag door middel van een persoonlijk gesprek verder met communicatie en PR vragen vanuit je vereniging.

Boodschap:
Wat willen we concreet vragen? Stellen we een advertentie op of gaan we mensen persoonlijk benaderen? Stellen we een advertentie op voor een specifieke taak of meer algemeen? In geval van een advertentie:

  • Formuleer in positieve en persoonlijke woorden de kernboodschap
  • Zet een advertentie op, denkend vanuit de mogelijke kandidaat
  • Wat vragen we van de vrijwilliger?
  • Wat hebben we te bieden?
  • Praktische informatie over contactpersoon en informatie

Organisatie:
Hoe ga je het organiseren? Hoeveel gaat het kosten? Kunnen we mensen uit de beoogde doelgroep betrekken bij het opstellen van ons wervingsplan? Bv jongeren van een Gilde opleiding of jongeren vanuit Voortgezet Onderwijs? Kunnen we onze huidige vrijwilligers betrekken bij de werving, bv door iedereen te vragen 1 bekende uit hun omgeving persoonlijk te benaderen voor vrijwilligerswerk?

  • Wanneer moet de publiciteit klaar zijn?
  • Wie gaat het schrijven en in orde maken?
  • Hoeveel kan en mag het kosten?
  • Wie spreekt met de mogelijke nieuwe vrijwilligers?
  • Evalueer de werving

Tip 3: Wees duidelijk in wat vrijwilligerswerk bij jouw organisatie oplevert
Daarbij gaat het niet alleen om materiële beloningen zoals financiële vergoedingen of cadeautjes. Iedere vrijwilliger wil iets terug voor zijn vrijwilligerswerk, maar dat 'iets' is voor iedereen anders. Wees dus duidelijk in de reden waarom mensen juist bij jouw organisatie vrijwilligerswerk zouden moeten doen. Mensen kunnen dan afwegen of de organisatie bij hen past, of ze zich daaraan willen verbinden en of het hen oplevert wat ze van een organisatie verwachten als tegenprestatie voor hun inzet. Evalueer ook eens bij de huidige vrijwilligers of de waardering wel aansluit bij hun wensen, wellicht hebben zij goede tips om het ook voor nieuwe vrijwilligers aantrekkelijker te maken bij jouw organisatie te komen werken.

Tip 4: De wervingsboodschap moet aansluiten bij de nieuwe vrijwilliger
Vrijwilligers voelen zich positief aangesproken wanneer je aansluit bij dromen, wensen of specifieke beloningen of door persoonlijke relaties. Gaat bij jezelf maar na, waardoor voel jij je aangesproken?:
1.Je buurman vraagt op een verjaardag of er iemand is die wil helpen behangen.
2.Je buurman vraagt je om te helpen met behangen: hij vindt dat jij in jouw huis heel mooi heeft behangen en zou het bij hem thuis ook zo mooi willen krijgen.

Grote kans dat je je bij optie 2 eerder voor de buurman zult inzetten, dan bij optie 1. Je wordt in optie 2 immers aangesproken op je vaardigheden en kennis (van het behangen) en krijgt een compliment dat je het zo goed doet. Zo werkt het met het werven van vrijwilligers ook. Je moet goed kunnen aangeven waarom  je een specifieke vrijwilliger zoekt of wat je de vrijwilliger te bieden hebt. Het volstaat dus niet meer om in je wervingsboodschap aan te geven waarvoor je vrijwilligers zoekt. Geef vooral aan waarom de vrijwilliger bij jou moet zijn!

Tip 5: Richt je niet alleen op een specifieke taak of vacature maar baseer de taak op de talenten en behoeften van de vrijwilliger.
Vrijwilligerswerk wordt pas interessant voor mensen als het meer is dan een verplichting of een opoffering; als ze er zelf ook iets aan hebben, in kwijt kunnen of voor terugkrijgen. Persoonlijke aandacht voor de achtergrond, motivatie, talenten en ambities van mensen zijn de sleutel tot succes voor de werving, bemiddeling en begeleiding van vrijwilligers.

Vanuit de motivatie, behoeften en talenten van de persoon kan vervolgens gebrainstormd worden over de mogelijkheden die er zijn voor die persoon om zich concreet voor jouw organisatie in te zetten. Kortdurend, op proef, structureel, individueel of in groepsverband. Alle mogelijkheden zouden in een dergelijk gesprek nog open moeten zijn. Soms weten mensen zelf niet goed welke talenten ze hebben en waarvoor ze zich zouden willen en kunnen inzetten. Het is dan verstandig eerst met deze mensen op zoek te gaan naar de talenten/wensen/vaardigheden.

Je kunt dan ook overwegen om een advertentie te maken die meer algemeen van aard is ipv specifiek gericht op een taak. Meer weten over het voeren van gesprekken gericht op deze methode? In het boek Focus op de vrijwilliger wordt hier dieper op ingegaan. Hierin wordt bijvoorbeeld het focusgesprek genoemd: Dit is een begeleidingsgesprek waarbij het accent ligt op de behoeften en de ervaringen van de vrijwilliger, in plaats van op het belang van de organisatie.

Werf je wel specifiek op een taak, bedenk dan ook eens of deze opgeknipt kan worden in kleinere taken. En misschien kan 1 taak wel door twee mensen uitgevoerd worden, waardoor de tijdsbelasting een stuk minder en verantwoordelijkheid gedeeld kan worden. Dit geldt zeker voor bestuursfuncties die vaak heel goed op te knippen zijn.

Tip 6: Waar je boodschap te lezen is, bepaalt wie het leest.
Zorg dat je weet wie je zoekt en zoek de mensen op de juiste plek. Vrijwilligers voor bij het zwemmen zoek je in het zwembad, niet dmv een briefje in de bibliotheek. Een ander voorbeeld: zoek je vrijwilligers om een website te bouwen of te onderhouden, vraag dan eens bij opleidingen of wijkcentra waar cursussen gehouden worden. Verspreid je boodschap vooral ook via free publicity dus via een berichtje gericht aan de pers. Voeg een aansprekende foto toe (liefst landscape) voor plaatsing op de websites van de diverse pers, dan is de kans op plaatsing ook groter. Vraag niet alleen om vrijwilligers maar koppel de vraag naar vrijwilligers bv aan een aansprekend verhaal over hoe jouw organisatie betrokken is bij de samenleving. En natuurlijk plaats je een advertentie op www.goedbezigweert.nu als je vrijwilligers zoekt in Weert e.o.

Tip 7: Plaats je vrijwilligersvacature in de vorm van een advertentie op www.goedbezigweert.nu
Elders vind je een overzicht met tips om een advertentie te plaatsen op de website. Met goedbezigweert.nu kun je overigens ook deelnemers werven voor (niet commerciële) activiteiten en in contact komen met andere organisaties en bedrijven op het gebied van kennis, materialen en netwerken. Ook vind je op onze website de workshops voor vrijwilligers waaraan je gratis kunt deelnemen.

Tip 8: Zorg dat je bereikbaar bent via website en email
Zorg dat je website een visitekaartje is van je organisatie. Denk ook aan het bijhouden van je facebookpagina en het plaatsen van twitter berichten. Werf vrijwilligers via social media, en vraag anderen het bericht te delen of liken. Houd bv een kort interview met een vrijwilliger uit je organisatie en zet quotes uit dit interview op social media en website en enthousiasmeer zo andere mensen.

Tip 9: Voor iedere goede vrijwilliger is een passende klus te vinden
Wat als je een gemotiveerde vrijwilliger hebt gevonden, maar geen geschikte klus? Stuur je de vrijwilliger weer naar huis, of ga je op zoek naar een passende klus? Wees creatief in de klussen! Wellicht ligt er al heel lang een ander klusje te wachten om aangepakt te worden.

Tip 10: Sta open voor kortdurend vrijwilligerswerk
Verwacht je dat een vrijwilliger zich voor lange tijd (meerdere jaren bv) bij jouw organisatie aansluit? Waarom is dit? Kun je ook open staan voor vrijwilligerswerk op projectbasis of voor korte tijd? Hiermee kun je wellicht mensen naar je organisatie trekken die er tegenop zien zich voor langere tijd te binden of die daar om welke reden dan ook niet aan kunnen voldoen (deel van het jaar in het buitenland, werkzoekend, vluchteling, jongere die over een jaar gaat studeren enz).

Tip 11: Meld jaarlijks een klus aan bij NLDOET
Een klus voor een of twee dagen (doorgaans in maart) die door iedereen ‘geclaimd’ kan worden via www.nldoet.nl en waarmee jouw organisatie onder de aandacht komt, dat is NLDOET. Meld je op tijd aan, want dan kom je in aanmerking voor een financiele bijdrage voor de klus en dat is mooi meegenomen. Met NLDOET kun je in de picture komen bij mensen voor een dag en wie weet levert dit ook voor andere momenten in het jaar vrijwilligers op.

Tip 12: Laat zien wie je bent
Ben je bewust van het imago dat je vrijwilligersorganisatie heeft. Vrijwilligers gaan eerder aan de slag bij een organisatie die ze al kennen, dan bij een onbekende organisatie. Laat zien wie je als organisatie bent door open dagen te organiseren of een leuke open activiteit!

Tip 13: Denk strategisch: als je iets voor kinderen organiseert, dan zijn de ouders ook snel te bereiken
Wanneer je op zoekt bent naar jongere vrijwilligers, dan is het lastig om ze binnen te krijgen. Een manier kan zijn om activiteiten voor de doelgroep te organiseren. Denk bijv. aan een museum: door speciaal aanbod voor jonge kinderen te maken, kwamen de jonge gezinnen ook een bezoek brengen.

Voor tips omtrent betrekken van jonge vrijwilligers verwijzen we graag naar de diverse publicaties van Movisie die gemaakt zijn ten tijde van en na de maatschappelijke stages

-          Verzilver de inzet van jongeren; een werkboek over het effect van jongeren op organisaties.
-          Klaar voor jongeren? De sneltest voor vrijwilligersorganisaties.
-          Motiveren is maatwerk! Beloning en motivatie voor jonge vrijwilligers.
-          Een belevenis creëren; maar van uw vrijwilligersactiviteit een beleving voor jongeren.

Tip 14: Jongeren zijn expert in jong zijn: maak daar gebruik van!
Een veelvoorkomend probleem bij vrijwilligersorganisaties is het formuleren of bedenken van leuke aantrekkelijke klussen. Zeker als de organisatie met nieuwe doelgroepen aan de slag wil, zoals scholieren (maatschappelijke stages), jongeren, allochtonen, gehandicapten etc. Ga niet alle klussen zelf bedenken, maar vraag mensen uit de betreffende doelgroep(en) te vragen om mee te denken. Zij weten zelf heel goed wat ze leuk vinden, wel of niet kunnen of mogen. Door mensen uit de doelgroep mee te laten denken, laat je zien dat je hen serieus neemt en dat is al een belangrijke stap in het binden van vrijwilligers.

Ook kunt je bijvoorbeeld voor het werven van jongeren aan studenten vragen om een promotieplan te maken gericht op het werven van jonge vrijwilligers (of andere doelgroepen). Je kunt hierover altijd in overleg met een opleiding en vanuit Goedbezig Weert denken we graag met je mee of brengen we je met opleidingen in contact.

Tip 15: Geef nieuwe vrijwilligers een warm welkom
“Voordat we aan de slag mochten, moesten we een plan van aanpak schrijven over wat we wilden gaan doen. Dat werd drie keer afgekeurd, omdat ze het niet goed genoeg vonden” “Ik voelde me als vrijwilliger erg verloren de eerste weken; er was niemand die me opving of inwerkte. Ik hoorde er volstrekt niet bij”

Iedere nieuwe vrijwilliger, is als het goed is een aanwinst voor de organisatie. Zorg er dan ook goed voor! Geef ze een warm welkom als ze voor het eerst komen; ontvang ze hartelijk, neem de tijd om rustig kennis te maken en het takenpakket door te spreken, leg uit hoe de inwerkperiode er uit ziet en wat er van de vrijwilliger verwacht wordt. Belangrijk hierbij is dat er een duidelijk contactpersoon voor de nieuwe vrijwilliger(s) is; iemand die ze opvangt, waar ze terecht kunnen voor vragen en die de taken voor de nieuwe vrijwilliger coördineert. Dit om te voorkomen dat binnen de organisatie iedereen zich op de nieuwe vrijwilliger stort met klussen die opgepakt kunnen worden. Het komt maar al te vaak voor dat nieuwe vrijwilligers door meerdere mensen worden ‘geclaimd’ voor werkzaamheden. Als nieuweling vind je vaak alles nog leuk, durf je misschien nog niet zo goed nee te zeggen en word je al snel in het diepe gegooid met te veel (vervelend) werk. De ideale basis om snel weer af te haken.

Tip 16: Laat je inspireren door internet of een internetcursus
Op de website van de vrijwilligerswerkacademie, http://www.vrijwilligerswerkacademie.nl/, kunnen mensen een internetcursus ‘Vrijwilligers vinden en binden’ volgen. Stap voor stap wordt het werven en begeleiden van vrijwilligers doorgenomen. Niet alleen wordt gesproken over het belang van de kwaliteiten van vrijwilligers maar ook over het belang van het voeren van een open kennismakingsgesprek om af te tasten wat een vrijwilliger het liefst wil doen en met welke motivatie. De cursus leidt direct tot een persoonlijk plan van aanpak.

De KNVB heeft twee filmpjes gemaakt ter inspiratie voor verenigingsbestuurders die werken aan hun vereniging. Ook andere verenigingen, zoals de scouting, reageren enthousiast op de tips en informatie in het filmpje. Voor meer informatie, zie
http://www.youtube.com/watch?v=Umomu_aDQ4w
http://www.youtube.com/watch?v=vrCHG-S0nyY&feature=player_embedded